Administrasjonssjef i maskinentreprenør Jostein Sunde AS, Kåre Eide, forteller at det har vært en stor suksess for selskapet å gå over til Uni Economy. 

Mange bedrifter bruker IT-systemer som er installert lokalt på PC eller server. Disse systemene vil være i bruk i flere år fremover, men nå er skybaserte løsninger i gang med å overta. Det er løsningene i skyen som har de beste mulighetene for videreutvikling, og det er dette leverandørene satser på.

- Dette betyr at man før eller senere må ta steget over i skybaserte løsninger. Det gir noen utfordringer, men åpner også for nye muligheter. Mange kvier seg nok for dette, men for oss har det vært en stor suksess, forteller administrasjonssjef i maskinentreprenør Jostein Sunde AS, Kåre Eide.

Alt på ett sted

- Vi hadde noen behov vi ønsket å få oppnådd. Vi ønsket å slippe å installere noe lokalt og slippe å ha et system som vi må oppgradere, sikre og drifte selv. Vi ønsket også å kunne jobbe fra ulike lokasjoner og at det skulle bli enklere å få tilgang for vår regnskapsfører, forteller Eide.

Han brukte et par måneder på å teste ulike skybaserte løsninger før valget falt på Uni Economy fra norske Uni Micro. Overgangen til nytt system har hjulpet bedriften på flere områder.

- Man trenger bare internett, brukernavn og passord og så er man inne i skyen. Vi kan konsentrere oss om jobben vår, ikke driften av løsningene.

Mindre manuelt arbeid

Nå er alt fra lønn og fakturaer til kunde-, leverandør- og vareregister i samme system. I tillegg er kvaliteten på registrene bedre enn tidligere fordi systemet er koblet opp mot blant annet 1881 og Proresult, et verktøy for timeregistrering og vareuttak. Det er også lett å se hvilke kunder som kan motta faktura på EHF-format.

- Overordnet sett ville vi bli mer løpende ajour med økonomi og fakturering. Det blir jo ofte en skippertaksprosess der man lett kommer bakpå. Nå har vi mer kontroll, forteller Eide, og legger til:

- At alt nå henger sammen gjør at det blir totalt mindre manuelt arbeid, sikrere håndtering og bedre opplevelse for kunder og samarbeidspartnere. Og det er jo et konkurransefortrinn.

Viktig å enkelt integrere med andre systemer

Som maskinentreprenør har en av utfordringene tidligere vært at de har ansatte ute i felten uten tilgang til PC. Da må de bruke mobilen for å registrere vareuttak og timer i et timesystem tilpasset deres bransje. Uni Economy har et API som gjør det enkelt å integreres med andre systemer. Eide understreker at de færreste bedrifter kan ha ett økonomisystem som løser alle behov, og at det derfor har vært helt avgjørende å bruke systemer som kan snakke sammen.

- Vi er veldig fornøyd med dette systemet så langt, og ser mange nye og spennende muligheter fremover.

Systemet skal tilpasses deg, ikke omvendt

Kjartan Solvi, viseadministrerende direktør i Uni Micro.

Viseadministrerende direktør i Uni Micro, Kjartan Solvi, forteller at åpent API er blant de viktigste elementene man bør se etter hos et skybasert datasystem.

- Det som blir viktig fremover, tror vi, er å ha et sikkert, godt og effektivt økonomisystem i bunn, men at systemet er laget slik at du kan bruke systemer som er tilpasset din bedrift og din bransje, sier han.

Mens man før måtte tilpasse seg de systemene som var tilgjengelige, kan man i fremtiden velge de løsningene som passer sin bedrift og skreddersy sine egne løsninger. For eksempel bør økonomisystemet kunne integreres med den banken man bruker, nettbutikken som er best for sitt produkt eller timelistene som egner seg best for sin bransje.

Med mulighetene for integrasjon og samhandling gjennom internett får man et enormt mulighetsrom, sier Solvi.