Slik effektiviserer Askimconsult arbeidsflyten med produktregler
Ved å bruke funksjonen for produktregler har Askimconsult redusert manuelt arbeid og fått bedre flyt i håndteringen av EHF-fakturaer.
Askimconsult jobber med mange små og mellomstore kunder, og tok i bruk produktregler for å effektivisere arbeidet med inngående EHF-fakturaer. Vi tok en prat med produkteier Emil Skansen for å høre hvordan de bruker funksjonen i praksis, og hvilke gevinster de har sett.
- Vi har mange enkeltpersonforetak og små bedrifter. Kunden godkjenner faktura i systemet, og vi legger det til betaling. Det er viktig for oss at ting flyter godt, forteller Emil.
Produktregler er en funksjon i Unimicro som kan være nyttig for selskaper som mottar gjentakende EHF-fakturaer med mange produktlinjer. Funksjonen gjør det mulig å sette opp regler slik at varer og produkter fra en leverandør føres mot de samme regnskapskontoene hver gang.
Når en EHF-faktura kommer inn, kan produktreglene opprettes direkte i konteringsbildet ved å koble produktene mot spesifikke regnskapskontoer. Det er også mulig å koble produktene mot dimensjoner som prosjekt og avdeling, og for landbruksregnskap kan de knyttes mot næring, driftsgren og landbruksprodukt.
Systemet husker deretter koblingene og vil komme med bokføringsforslag neste gang en tilsvarende faktura mottas.
- Vi tok i bruk produktregler så fort vi oppdaget det, og frem til nå er vi veldig fornøyde, sier Emil.
Fra manuelt arbeid til bedre flyt
For Emil handlet det først og fremst om færre manuelle steg og feil. Med en høy andel inngående EHF-fakturaer, var det behov for å forenkle arbeidet. Tidligere ble mye av arbeidet håndtert manuelt.
– Vi håndterte inngående EHF-fakturaer på den gode, gamle manuelle måten. Da var det veldig lett å gjøre feilføringer. Det er fort gjort, sier han.
Med produktregler har mye av dette blitt automatisert. Bokføringen blir mer forutsigbar, og antall manuelle steg reduseres.
– Når vi setter opp produktregler på EHF, så utelukker vi den biten med menneskelige feil og og det blir færre klikk.
I dag bruker Askimconsult produktregler på nesten alle EHF-fakturaer de mottar.
– Rundt 60–70 % av alle fakturaene er EHF, og der bruker vi produktregler på det meste. Hvis vi ser noe som ikke flyter, oppretter vi produktregler med en gang.
Funksjonen er særlig nyttig i mer komplekse fakturaer som med splitting av mva.
– Vi bruker det for eksempel på telefonregninger med splittet mva., der en andel har 0 % mva. Der sparer vi tid.
Den største forskjellen handler likevel om helheten i arbeidsflyten.
– Det flyter bedre, og det er et stort steg i riktig retning, sier Emil.
Et enkelt råd: bare prøv
Han mener det også handler om å tørre å stole mer på systemet og automatiseringen.
– Mange regnskapsførere vil gjerne se og nesten ta litt fysisk på fakturaen før de godkjenner eller bokfører. Men med slike funksjoner må man tørre å gi litt slipp på kontrollen for å få bedre kontroll på et annet punkt.
Samtidig understreker han at det fortsatt er viktig med gode rutiner og jevnlige kontroller.
– Hos oss går vi gjennom hovedbok når perioden er ferdig, i tillegg til stikkprøver. Da klarer man å luke ut eventuelle feil.
Avslutningsvis spør vi Emil hvilke råd han har til andre som vurderer å ta i bruk
produktregler, og svaret er ganske enkelt:
– Jeg tror det handler om å prøve med én i starten. Da får man raskt sett hvordan det fungerer i praksis, og jeg er ganske sikker på at erfaringen blir positiv!