Eventbyrå-gründer tok grep: – Nå sparer vi ekstremt mye tid

13.05.2019

– Vi ønsket å jobbe mer med kreativ utvikling av prosjekter, og sa opp tidligere jobber og hoppet i det

Partner Ingunn Ek forteller om oppstarten av selskapet Kulturoperatørene sammen med daglig leder Øyvind Storheim for snart 13 år siden. Storheim solgte motorsykkelen sin for å få på plass all aksjekapitalen.

– Det var noen knallharde år i starten, forteller Ek.

I dag omsetter Kulturoperatørene for over 20 millioner kroner i året og har flere faste ansatte. Det bergensbaserte selskapet gjennomfører flere kjente arrangementer, som blant andre Nordiske Mediedager og Vestlandskonferansen. 

Kan ha opptil 40 underleverandører på ett prosjekt

–  Vi har mange store prosjekter. På ett arrangement kan det være opptil 40 underleverandører. Det krever god kontroll med håndtering av leverandørfaktura og viderefakturering til kundene, forklarer Ek.

I 2018 gikk selskapet over til det skybaserte økonomisystemet Uni Economy.

– Det tar litt tid på å bytte regnskapssystem, men var definitivt verdt det. Vi var på jakt etter en papirløs løsning og etter å ha testet en del ulike systemet valgte vi Uni Economy, sier Ek.

Integreringsfunksjoner gull verdt: – Sparer ekstremt mye tid

Jon Terje Aksland, produktsjef for Uni Economy i Uni Micro, forteller at Kulturoperatørene er et godt eksempel på selskaper som med stor fordel kan integrere flere funksjoner i økonomisystemet.

jonterje.jpg


– En slik integrasjon er ikke veldig omfattende, og det er veldig enkelt å komme i gang via vår utviklerportal. Systemet er enkelt å bruke, har et åpent API (Application Programming Interface) som muliggjør sammenkobling med andre systemer. Det er lett å komme i gang med integrasjoner via vår utviklerportal, sier han.

I løpet av bare noen uker i 2019 fikk Kulturoperatørene med hjelp av en ekstern utvikler hjelp til å lage viktige tilpasninger som effektiviserer driften deres betraktelig.

– Blant annet har vi utviklet en løsning som gjør at hver gang vi fører en leverandørfaktura blir den automatisk sendt til en ordre for prosjektet, som sikrer en enkel viderefakturering av utlegg for våre kunder, forklarer Ek.

Når det kommer til regnskapssystemer mener gründeren det er avgjørende å ha muligheten til å gjøre denne type integrasjoner.

– Vi har også utviklet en funksjon i Uni Economy som gjør at vi får sendt ut fakturaer fra ordre som er generert fra påmeldingssystemet vi bruker. Før var dette en manuell jobb. Nå sparer vi ekstremt mye tid, sier Ek.

Over 400 på venteliste på arrangement

Hvert år i februar arrangeres Vestlandskonferansen. Konferansen samler 1.500 ledere, politikere, gründere og studenter som ønsker å være med å utvikle Vestlandet.


– Her bisto vi aktørene bak Vestlandskonferansen med både strategi og gjennomføring. I over ett år jobbet vi for å oppnå målene vi satte i starten av arbeidet, sier Ek.

Ventelisten endte på over 400 mennesker.

– Deltagerne ga fantastiske tilbakemeldinger i etterkant. Når kundene våre legger store ressurser i et arrangement skulle det bare mangle, avslutter Ek.


Se også

Forenkler hverdagen til regnskapsbyrået: - Funksjonene er der de skal være

- Du vet den følelsen du får når du setter deg inn i bilen din og du vet hvor alt av knapper og utstyr er? Den samme følelsen får jeg når jeg logger meg inn i Uni Economy, forteller Steinar Wehus, daglig leder i Regnskaps Companiet

Byråsertifisering i praksis

I høst startet Uni Micro opp med et eget sertifiseringsprogram for regnskapsbyråer. Formålet med dette er å gi byråene en solid og god plattform i form av kunnskap og økonomiske fordeler, for å etablere Uni Economy som byråenes foretrukne økonomisystem.

Vil bruke Uni Economy i lang tid fremover

De bestemte seg i 2017 for et nytt og skybasert økonomisystem. Valget ble Uni Economy - blant annet på grunn av alle prisene Uni Micro som leverandør tidligere har fått for sine systemer.