Meny

Endringer iht GDPR – Uni Micro Web

05.06.2018

Uni Micro Web har oppdatert våre systemer iht GDPR (The General Data Protection Regulation). Her finner du en oversikt over endringene.

A.    Databehandleravtale og lisensavtale

For å kunne ta i bruk din web-portal, må du godta våre avtaler; lisensavtale og databehandleravtale.

Første gang du logger inn i web-portalen etter den nye GDPR oppdateringen, vil du få opp to avtaler som må aksepteres. 1) lisensavtale og 2) databehandleravtale. Begge avtalene må aksepteres for å bruke web-portalen. Dersom det skjer endringer i en av avtalene, vil de også dukke opp igjen for ny aksept.

 

B.    Personvernerklæring

På alle nettstedene er det lagt inn informasjon om personvernpolicy. Dette er en generell personvernerklæring som blir liggende til dere evt velger å legge inn en egen personvernerklæring. Dere kan også selv velge om meldingen om cookie policy og personvernpolicy skal plasseres på toppen av siden istedenfor i bunnen.

 

 Personvernlov - sluttbrukere_1.png

 

Legge inn egen personvernerklæring

Lagre personvernerklæringen under arkiv/webdokumenter, for eksempel under systemdokumenter (print screen 1) og publisere. Hent deretter dokumentet inn under struktur/webside innstillinger (print screen 2), og lagre.

 

Legge inn egen personvernerklæring - print screen 1

personvern print screen 1.png

Legge inn egen personvernerklæring - print screen 2

personvern print screen 2.png

 I dette skjermbildet velges også plassering av cookie- og personvernpolicy; øverst eller nederst.

C.    Behandling av persondata

Kundene kan selv laste ned sine persondata som er lagret om dem på ditt nettsted. Kundene kan også be om at egne persondata blir fjernet/anonymisert. Det går da en forespørsel til innehaver av nettstedet.  

Bedriftskunder har som regel kontaktpersoner. Kontaktpersoner lager en kontaktprofil under tilhørende bedriftskonto med personlig data, og disse kontaktprofilene kan også forespørre anonymisering.

 

Nedlastning av persondata

For at kunden skal kunne laste ned persondata som er lagret om dem, må de inn på «profil»-siden, og klikke på XML eller JSON som er de to ulike formatene de kan laste ned dataene på. Det vil da dukke opp en fil for nedlastning som inneholder alle data.

 

I samme skjermbilde kan man også forespørre anonymisering av sine persondata på nettstedet. 

 

persondata.png

 

Forespør fjerning/anonymisering av persondata

Det er to måter å fjerne/anonymisere persondata på.

 

  1. En kunde kan gå inn på profilen sin i nettbutikken og forespør fjerning/anonymisering av persondata, som beskrevet over. Følgende varsel vil komme opp:

    anonymisering.png

    Dersom kunden har ordredata knyttet til seg som er mindre enn 5 år iht regnskapsloven, kan ikke data anonymiseres.

    anonymisering ordre 5 år.png

    Når en kunde forespør fjerning av persondata, vil du få denne forespørselen inn i systemet under «kunder» -> «anonymisering». For å slette persondata må du klikke på anonymiseringsknappen på høyre side under «action» for å slette personlige opplysninger.

    anonymisering forespørsel.png

  2. Om du får en forespørsel på mail eller telefon, eller fra andre kanaler som ikke går gjennom systemet, kan du gå inn på den kunden det gjelder og slette manuelt i web-portalen. Klikk på kunden og velg deretter anonymiseringsikonet øverst på siden for å slette personlig data.

    anonymisering forespørsel 2.png

 

Når en anonymisering er fullført, vil du få opp denne meldingen:

anonymisering foretatt.png

 

D.    Nyhetsbrev

Nyhetsbrev ligger nå som en egen bolk under «profiler» i webportalen.

 

Registrering som nyhetsbrevmottaker -nye kunder

Når en kunde registrerer seg i nettbutikken, har de mulighet til å velge å melde seg på som mottaker av nyhetsbrev. Kunden må krysse av for dette og samtidig godta personvernserklæringen.

 

nyhetsbrev.png

 

Man må ikke være registrert som kunde i butikken for å motta nyhetsbrev. Det er også mulig å skrive inn e-post adressen sin i feltet «nyhetsbrev» (ligger vanligvis på hovedsiden til nettbutikken/nettsiden). Når man klikker «Registrer» vil det vises et pop-up vindu med personvernserklæring og en knapp «jeg aksepterer».

 

nyhetsbrev2.png

 

Samtykke fra eksisterende kunder

Vi har vært inne på flere fortolkninger med dette om man må ha samtykke i forhold til tidligere nyhetsbrev -mottakere. Vi fortolker det som om at det er en eksisterende løpende avtale som er inngått, disse kundene har meldt seg på ved registrering av første ordre.  Vi legger allikevel til rette for at man kan bruke det slik at det spørres om aksept på nytt. En anbefalt tilnærming fra oss, er å sende et nyhetsbrev om GDPR, der man uthever muligheten for å si at man ikke ønsker å være nyhetsbrevmottaker lengre. Tidligere nyhetsbrevabonnementer vil da forbli abonnementer så lenge de ikke selv melder seg av. Det vil ikke bli noen store endringer rundt dette. Link til mulighet for å melde seg av nyhetsbrev skal alltid være med i nyhetsbrevet, og link til personvernerklæringen.

 

Det er også en mulighet å hente inn samtykke fra kundene, hvor de som ikke samtykker blir meldt av nyhetsbrev automatisk. Da vil det bli sendt ut en link til å melde seg på nyhetsbrev. Om den siste løsningen er aktuell, kan en av våre konsulenter hjelpe deg med dette.

 

Landingsside for registrering av nyhetsbrev

 

Når en kunde har registrert seg til å motta nyhetsbrev på fremsiden, kommer det en bekreftelse på at de er påmeldt nyhetsbrev. Man kan også velge at brukerne blir sendt til en landingsside ved registrering. På landingssiden er det muligheter for blant annet å legge inn en rabatt-kode, som en «takk for abonnementet». Denne siden kan redigeres etter ønske. Vi anbefaler også å ta i bruk rabattkode-modulen på landingssiden for å få enda flere kunder til å melde seg på.

Ta kontakt med våre konsulenter for alternative løsninger på dette.

 

Oversikt over nyhetsbrevmottakere

Enhver bruker som har registrert seg for nyhetsbrev, har rett til å få vite når og hvordan deres e-postadresse er registrert som nyhetsbrev- mottaker.

I skjermbilde under ser vi de som har fått nyhetsbrev før GDPR (grønn sirkel), og hvem som mottar nyhetsbrev etter GDPR.

De kundene som har valgt å anonymisere profilen sin, vil vises som anonymisert også i oversikten av nyhetsbrev abonnementer.

 nyhetsbrev oversikt.png

 

Uni-nytt

Prøv gratis

Ønsker du å prøve vårt skybaserte økonomisystem, Uni Economy?
Prøv gratis her
Ønsker du å prøve vårt prisbelønte økonomisystem for Windows, Uni Økonomi V3?
Fyll ut skjema her
Org.nr: 959415900
Øvre Helland
5729 MODALEN

Tlf. +47 56 59 91 00
salg@unimicro.no
Følg oss:
GDPR retningslinjer