Meny

Uni Micro og SpeedyCraft er nøkkelen til suksess

02.11.2016

Det kan være smart å låse seg til ett regnskapssystem. I hvert fall når systemet er enkelt i bruk og sparer tid for alle - og kan bygges på i flere moduler som fungerer sømløst sammen.

Siden 2011 har Oslo Låsservice gjort byen tryggere, og daglig leder John Nylén (bildet) har sammen med kollegaen Jan Olaussen sett hvordan de i dag har vokst til ni ansatte. Seks av dem er montører som kjører ute på oppdrag.

 

Men - uansett om man er to eller to tusen ansatte slipper man ikke unna regnskapet.

 

Elektronisk kjørebok

John hadde i mange år før han startet Oslo Låsservice brukt Uni Micro, så han kjente og likte systemet godt. De kikket likevel på andre løsninger - sånn i tilfelle.

 

– Vi sonderte for å finne noe bedre, og noen var interessante. Men det var hele tiden Uni Micro som lå bak og var foretrukken. De hadde jo det store plusset at vi kunne det fra før og visste om kvaliteten - vi var kort og godt veldig fornøyd med det.

 

Det var derfor en enkel avgjørelse å fortsette med et med et allerede kjent og kjært regnskapssystem, og i dag har Oslo Låsservice tatt i bruk mange av Uni Micros moduler: Uni Regnskap, Uni Faktura, Uni Lønn og Uni Contracting.

 

Alle som bruker bil i jobb kjenner til kjøreboken, og som så mange andre var også John og gjengen lei av papirer. Derfor bruker de nå i tillegg Viatracks, som er en elektronisk kjørebok - og mye mer.

 

– Det var en jo en liten utfordring med integreringen siden arbeidsmåten måtte tilpasses litt, men det gikk fint og vi satt i gang med SpeedyCraft i mars 2015. Nå bruker alle det, og det går på skinner med ordrer inn og ut. Alt blir håndtert riktig, og vi får med timer og varer.

 

Ingen får gjøre en jobb uten at vi bruker SpeedyCraft - da mister vi ingen ordrer.

 

Alt går automatisk

Å implementere SpeedyCraft krevde ingen store investeringer - ifølge John selv var kostnadene “ingen big deal”. Og når han forklarer hvordan de bruker SpeedyCraft, forstår man fort hvorfor han setter pris på den nye og elektroniske hverdagen.

 

– Når en kunde ringer inn og ber om hjelp med et problem - om det er privat eller næring - starter vi med å opprette en ordre med kundenummer hos oss. Ordren blir så overført til vår montør som får den på SpeedyCraft-appen på telefonen, eller som tekstmelding. Montøren åpner ordren, kontakter kunden, registrerer adresse og avtaletid, hva som skal gjøres og trengs av utstyr.

 

Når montøren er ferdig er det bare å hente ordren igjen, og utstyr og timer blir registrert sammen med eventuell fakturakommentar.

 

– Fordelen er at alt oppdateres ute på arbeidsplassen. Montøren kan også ta bilder for dokumentasjon og signere på SpeedyCraft sammen med kunden. Alt lagres i ordren, som så automatisk blir oppdatert i systemet - og vi kan fakturere i samme minutt på EHF, mail eller post.

 

– Og dette fungerer bra?

 

– Det fungerer veldig bra.

 

Bedre kontroll med telefon enn papir

Med SpeedyCraft har hverdagen i Oslo Låsservice blitt en helt annen nå som det endelig er slutt på gammeldags papirarbeid. Blant annet har de blitt mer effektive, og på en vanlig arbeidsdag med det John kaller tradisjonelle låsesmedjobber sparer hver montør fort inn en halvtime.

 

– Det er enklere både for oss som registrerer ordrer, og for montørene. For det første blir ikke en ordre borte - papirer er alltid usikkert siden man må tyde hva som står der, og de er jo ikke alltid like enkle å oppdatere. For det andre har man alltid telefonen i lomma, så resultatet nå er at ordrer ikke forsvinner, og de er alltid oppdatert.

 

Han forteller også om det han mener kanskje er den største fordelen med SpeedyCraft.

 

– Når vi har større oppdrag hvor flere montører registrerer utstyr og timer på samme jobb, blir det gjerne trøbbel hvis du har et papir. Forskjellige dokumenter på én jobb blir klønete og vanskelig, og kan føre til misforståelser. Med SpeedyCraft på mobilen får alle ansvar for sine egne timer og eget utstyr, så alt i alt ser vi at vi får mer orden og et bedre resultat.

 

Om det er vanskelig å komme i gang med SpeedyCraft? Vanligvis vegrer de av oss som er kommet litt opp i årene å ta i bruk ny teknologi - alt var jo så mye bedre før. Eller?

 

– Terskelen var lav både for våre yngste og eldste montører, siden det var så enkelt. Alle synes det er behagelig i forhold til det å ta vare på papirer - det er lettere å oppdatere timer og utstyr på telefonen.

 

Kilometere og bompenger rett på ordren

Oslo Låsservice har stort sett brukt SpeedyCraft til ordre, timeføring og fakturering, i tillegg har de nå installert ViaTracks i en av bilene sine. Dette er for øvrig kun en liten GPS-antenne. ViaTracks er integrert med SpeedyCraft og gir den ansatte full kontroll over kjøreboken ute i felten.

 

– Det betyr at kilometerkostnader og bompenger registreres automatisk, og så kommer rett inn på ordren - og det sparer vi enda mer tid på. Dessuten hender det jo at gutta glemmer å skrive det inn. Vi prøvde dette på én bil først, og vi kommer snart til å få det på de andre også, sier John.

 

Det komplette regnskapssystemet

Uni Micro skal være “Et brukervennlig, komplett og funksjonsrikt økonomisystem hvor hemmeligheten ligger i flyten”. John er enig i at dette er Uni Micros store fortrinn.

 

– Alle programmene fungerer sammen - det er ett system på alt. Vi jobber i tillegg med en nettbutikk som de hjelper oss med, så hele Uni Micro-systemet er noe jeg kan anbefale på det sterkeste.  

 

– Kommer dere til å bytte regnskapssystem noen gang, tror du?

 

– Nei. Jeg har sett på flere systemer og ser det er andre som dekker behovene, men med supporten, fleksibiliteten og det komplette systemet som Uni Micro er ønsker jeg ikke å bytte, avslutter John.

 

Se vår video om prosjektstyring

Uni-nytt

Prøv gratis

Ønsker du å prøve vårt skybaserte økonomisystem, Uni Economy?
Prøv gratis her
Ønsker du å prøve vårt prisbelønte økonomisystem for Windows, Uni Økonomi V3?
Fyll ut skjema her
Org.nr: 959415900
Øvre Helland
5729 MODALEN

Tlf. +47 56 59 91 00
salg@unimicro.no
Følg oss:
GDPR retningslinjer