Tenk digital flyt fra dag én

22.06.2022

Skal du starte bedrift i 2022, er det et hav av muligheter for deg som vil tenke god digital flyt. Salgskonsulent Stian Søvdsnes Knudsen (26) i Uni Micro har noen helt grunnleggende tips som gjelder for alle:

– Det sentrale spørsmålet er hvordan man finner verktøyene som støtter opp om ideen og gjør at du kan konsentrere deg om den og ikke alt annet. Hvordan får man ryddet tid til kjernevirksomheten? sier Knudsen.

– La oss si at jeg er en fersk gründer som kommer til deg for å få råd om regnskap og digitale systemer. Hva er de viktigste anbefalingene dine? 

– En første anbefaling er at man bør ha en regnskapsfører. Man trenger støtte fra fagfolk på det. Så må man velge riktig system, og forhåpentligvis vårt. Når man starter ny bedrift i dag, er det greit at man finner et skybasert system fra dag én. Kontrollen og tilgjengeligheten man får med et sånt system, er alfa og omega, sier Knudsen.

– Hva er et skybasert regnskapsprogram?

– Det er et regnskapsprogram som lagrer alle data i skyen. Brukeren kan dermed logge seg inn fra nettleser eller app. Du har tilgang til systemet og kan jobbe hvor som helst, og når som helst. Man er ikke lenger låst til PC-en på kontoret der programmet er installert, sier Knudsen.

Uni Economy er et sånt system. 

– Vi satser også stort på automatiserte prosesser som tar over en del av regnskapsjobben, og derfor virker tidsbesparende, legger han til.

Mer informasjon om systemet kan du finne her: https://info.unieconomy.no/

 

Få oversikt med appen

Det aller viktigste for gründere er kanskje at et skybasert system gir deg god oversikt akkurat når du trenger det.

– I oppstartsfasen kan pengene gjerne fly litt hit og dit, og man har ikke helt kontrollen. Da er det greit å kunne dra opp appen med Face ID, få oversikt over nøkkeltall til bedriften og få kontroll med én gang, sier Knudsen. 

– Hva om man for eksempel er tre gründere som starter sammen?

– I systemet kan man bestemme hvordan man skal dele inn rollene, hvem som skal gjøre hva, og hvilke tilganger man skal ha. Vi har et modulbasert system sånn at man kan dele ut ifra at for eksempel én skal fakturere, én skal gjøre litt regnskap, men alle skal ha tilgang til rapporter og nøkkeltall. Det er fullt mulig å løse det i Uni Economy. Da vil ikke hver enkelt bruker ha tilgang til alle funksjoner, men akkurat det man trenger. På den måten blir det lettere at man ikke går seg vill i systemet. En slik løsning blir også billigere enn komplette tilganger. Det er viktig å holde det enkelt når man starter opp, sier han.


Automatisk bankavstemming

Selv har Knudsen master i finans fra Norges Handelshøyskole (NHH) i Bergen, samt et årskurs i informasjonsvitenskap. Nå får han jobbe videre med disse to fagområdene med base i hjembyen Bergen.


– Jobben min er i skjæringspunktet mellom IT og økonomi. Jeg trives godt med det, sier han.

Det å få IT- og økonomisystemer til å spille på lag er også viktig for gründerbedrifter. Med Uni Economy kan man for eksempel sette opp en direkte kobling mellom banken og regnskapssystemet.

– Bankkontoen kan linkes opp mot regnskapssystemet så man får oppdatert banksaldo og god oversikt. Transaksjonene fra banken kan hentes automatisk og blir ført mot match i regnskapet, forklarer Knudsen.

– Et vanlig problem for gründere er jo at pengene renner ut og man ikke helt vet om man går tom i morgen?

– Man kan tilpasse dashbordet med en likviditetsprognose som viser kommende inntekter og utgifter i dag, om 7 dager, 14 dager og 30 dager. Oversiktsbildet der er til stor hjelp for å sikre god likviditetsstyring.


Direkte rapportering fra systemet

– Hva med diverse krav og innleveringer som i hvert fall aksjeselskaper har mange av?

– Det finnes en del mer avanserte aspekter og regnskapskrav, for eksempel når det kommer til moms, skatt og lønn. I de tilfellene er det lurt å finne seg en regnskapsfører som man kan ha et godt samarbeid med. I starten vil man trenge støtte for å gjennomføre disse tingene riktig og raskt. Systemet vårt er koblet opp mot Altinn når man skal levere rapporter om merverdiavgift, skatt og lønn, forteller Knudsen.

– En del oppstartsbedrifter trenger jo også å dele en del økonomisk informasjon og dokumenter i styremøter etc. Hvordan kan man løse det på en god måte?

– Da har vi for eksempel en integrasjon som heter Bård. Det er en slags robot som skaper en del automatikk når det gjelder oppgaver og påminnelser i styrearbeidet. Den genererer automatisk rapport fra møter, og de vanligste oppgavene for et styre kan man sette opp en god flyt og fordeling på, sier Knudsen.


Fungerer på farten

Ikke alle oppstartsbedrifter holder til på kontor hele døgnet. For dem som er på farten, er det ekstra viktig med lett tilgang til informasjon på mobilen.

– Hvis du ikke har så faste rutiner på kontortid, men er litt rundt omkring på farten, da er det veldig greit å alltid ha regnskapssystemet tilgjengelig i en app. Både for å få oversikt, registrere timer, utlegg eller fakturere. I stedet for å spare på alle kvitteringer kan du bare ta bilde av den fra appen, den blir lastet opp i innboksen og blir tilgjengelig i systemet etterpå. At man slipper å håndtere alt på papir, tror jeg gründere tenker er veldig bra, sier Knudsen.


Spesialfunksjoner lett tilgjengelig

Sett bort fra de helt grunnleggende tipsene om å skaffe seg regnskapsfører og et skybasert system er det mange bedrifter som trenger flere funksjoner som støtter opp om driften. Det er for eksempel stor forskjell på behovene til en maskinentreprenør som skal ha god oversikt over både material- og timebruk, kontra en nettbutikk som har en strøm av transaksjoner og vareflyt inn og ut.

– Det finnes veldig mange integrasjoner dersom man har spesielle behov. Dette kan vi hjelpe bedrifter med. For å få en oversikt over integrasjoner, ta en titt på vår markedsplass

Konklusjonen er at man sparer masse tid når ting er automatisert, sier Knudsen.



Se også

Uni Micro søker flere flinke folk – er du den vi er på jakt etter?

Historien om Uni Micro er et ekte eventyr. Fra én manns visjon om å lage et regnskapsprogram som ville forenkle hverdagen til norske bedrifter, til å bli en ledende og anerkjent leverandør av flere nyskapende og skybaserte økonomisystemer – nå kan du bli en del av dette eventyret. 

Jeg ser ingen grunn til å bytte når alt fungerer så bra

En av våre mest trofaste kunder er Vossasylv Jakob Rongve AS, og siden forrige årtusen har de brukt ulike økonomiprogrammer fra Uni Micro. Da behovet for nettbutikk meldte seg, var det derfor naturlig at de tok kontakt med oss. Men er de fornøyd med det de har fått? Og hva sier forhandlere og privatkunder om Uni Nettbutikk?

Er du nyutdannet og søker jobb? Følg @uni.aurora på Instagram!

Som student eller nyutdannet – synes du det er vanskelig å vite hvordan livet er på en arbeidsplass? Føler du at jobbintervjuer og nettsider ikke gir deg svarene du leter etter? Det har Uni Micro gjort noe med, og startet @uni.aurora på Instagram.