Meny

Spar tid, penger og skatt med elektronisk kjørebok

10.05.2016

Det er ikke til stikke under et førersete at det er vanskelig å huske og tidkrevende å føre manuell kjørebok: Hva om du glemmer den i noen dager? Hvor langt var det dit du kjørte for to dager siden? Var det én eller to bomstasjoner på vei til oppdraget i går? Hvilken kunde og hvilket prosjekt skal faktureres for jobben i dag? Og hvordan er reglene når du henter poden i barnehagen, eller kjører barna til fritidsaktiviteter?

Dette er spørsmål alle som bruker manuell kjørebok kjenner seg godt igjen i. Den gode nyheten er at nå har den digitale teknologien kommet til kjøreboken din også.

 

 

 

Hva sier Skatteetaten om kjørebok?

Fra 1. januar 2016 kom nye krav til dokumentasjon av yrkeskjøring fra Skatteetaten. De nye reglene pålegger arbeidsgiver å dokumentere all innberetningspliktig kjøring med yrkesbiler ved hjelp av elektronisk kjørebok. Hvis arbeidsgiver ikke dokumenterer slik privat kjøring med elektronisk kjørebok skal det legges til grunn en sjablongmetode med bunnfradrag. Sistnevnte løsning er ofte kostbart både for arbeidsgiver og arbeidstaker.

 

Med elektronisk kjørebok er det altså tillatt å bruke yrkesbil til private formål, men du må skatte for den faktiske fordelen. Det betyr i praksis at du innberetter privatkjøringen som lønn, og multipliserer det med 3,40 per kjørte kilometer.

 

Dette betyr at alle som bruker yrkesbilen i private ærend bør bruke elektronisk kjørebok. Det vil gjøre arbeidsdagen din atskillig enklere, og i tillegg unngår arbeidsgiver og arbeidstaker å risikere skattesmell ved for eksempel bokettersyn.

 

Hva er en elektronisk kjørebok?

Kort forklart er det en metode å registrere kjøringen din elektronisk på, slik at du kan knytte den til en aktivitet eller hendelse. Alt blir registrert uten at du behøver å gjøre noen form for manuelle operasjoner i kjøretøyet ditt.

 

Med Uni Økonomi kan du velge mellom to løsninger som begge sørger for at du ikke mister en eneste meter av veien - ViaTracks elektronisk kjørebok fra Devinco og ABAX elektronisk kjørebok. Vi fant ut at vi ville finne ut av forskjellene på løsningene, men det viste seg fort at likhetene var flere.

 

Allerede nå kan vi røpe den største fordelen med begge systemene, og det er at du i bunn og grunn ikke behøver å gjøre noe som helst fordi det meste går automatisk.

 

Uni Contracting gjør elektronisk kjørebok enkelt

Mange vegrer seg for å ta i bruk elektronisk kjørebok, men markedssjef Geir Johansen i Mobile Worker AS (tidligere Mosoft), som leverer integrasjonen til Mobile Worker og ABAX for Uni Økonomi, bekrefter at den er veldig lett å bruke.

 

- En elektronisk kjørebok består av en liten GPS-enhet som monteres i bilen, gjerne direkte på batteriet, slik at enheten har konstant strøm. Enheten sender all kjøreinformasjon over telefonnettet til en server, som så gjør turene tilgjengelige for brukeren via web, app eller et mobilt ordresystem, forklarer Geir.

 

Den elektroniske kjøreboken vil ikke bare dokumentere all privat bruk av kjøretøyet overfor skattemyndighetene. Den kan også legge til rette for en enklere og mer korrekt fakturering av kjøring på arbeidsordre.

 

ViaTracks elektronisk kjørebok og SpeedyCraft mobilt ordresystem er ferdig integrert med Uni Contracting. Dette gjør at feltarbeidere enkelt får inn all kjøring, arbeidstimer, oppholdstid og annen dokumentasjon direkte fra SpeedyCraft til Uni Contracting.

 

ABAX elektronisk kjørebok kan integreres med Mobile Worker-appen slik at kilometerne følger med timer, utlegg og varer med til Uni Contracting.

 

Produktsjef og fagansvarlig i Devinco som leverer ViaTracks, Ole Jørgen Ørsnes, legger til at en elektronisk kjørebok ikke krever forkunnskaper.

 

- Det eneste du må gjøre er å få installert den elektroniske boksen i bilen som automatisk registrerer start- og stoppesteder, tidspunkter og antall kjørte kilometer på alle turene dine. I tillegg trenger du SpeedyCraft mobilt ordresystem som er koblet til Uni Contracting.

 

I motsetning til en papirbasert kjørebok er en elektronisk kjørebok godkjent som skattemessig dokumentasjon. Og siden det er en GPS i bilen som registrerer hvor du kjører, blir det ikke rom for feil, fordi alt blir logget.

 

Elektronisk kjørebok gir skattefordeler

200 000 nordmenn har i dag yrkesbil fra arbeidsgiveren sin, og mange av dem bruker den både privat og i jobben. Den store problemstillingen knyttet til manuell kjørebok er ifølge Ole Jørgen at du ikke kan dokumentere i hvilken sammenheng kjøringen har foregått.

 

- Elektronisk kjørebok er en langt enklere og billigere løsning for de som ønsker å bruke arbeidsgiverens bil til private formål.

 

- Manuell kjørebok i yrkesbil er fra og med 1. januar helt bortkastet, sier Geir, og fortsetter:

 

- Hvis arbeidsgiveren din tillater privatkjøring er det kun dokumentasjon med elektronisk kjørebok som vil bli godkjent. I tillegg kan arbeidsgiver øke utfaktureringen ved å integrere kjøreboken med Uni Contracting via et mobilt ordresystem. Dette forenkler også hverdagen til den ansatte som nå slipper å tenke på manuell føring av turer i en bok.

 

Lavere kostnader og færre feil

Utgifter i forbindelse med kjøring er ofte en av de største kostnadene en bedrift har. Med elektronisk kjørebok får du registrert og dokumentert hvilken type kjøring du gjør, slik at den blir en del av varelinjen på utgående faktura. Så hvorfor ikke spare mer når du har mulighet, og i tillegg kunne fakturere det du skal på riktig oppdrag - automatisk?

 

- Kjøringen er ofte et sort hull, og uten god dokumentasjon er det vanskelig å huske alt. Undersøkelser har sammenlignet manuell og elektronisk kjørebok, og den elektroniske kom klart best ut, forteller Geir.

 

Med en elektronisk kjørebok får du med korrekt kjøring, kilometer, eventuelle bompenger og andre kostnader direkte i Uni Contracting. Dessuten kan du vinke farvel til papirregimet, og siden det blir slutt på privatkjøring vil forbruket av drivstoff gå ned.

 

- Du øker utfaktureringen og får en god elektronisk dokumentasjon av absolutt alt. Det gjør hverdagen enklere og mer inntektsbringende, utdyper Ole Jørgen.

 

Elektronisk kjørebok gjør også at alt blir registrert - selv langs fjorden, på fjellet, i tunneler og andre steder med dårlig eller ingen dekning.

 

- GPS-en klarer å beregne. Jeg har selv brukt elektronisk kjørebok i mange år, og det fungerer. Det holder med Edge og en enkel datalinje for å sende, sier Geir.

 

- Kjøringen lagres lokalt på enheten til du kommer i mobilt dekningsområde igjen. Det forsvinner ingen turer fra ViaTracks, for å si det sånn, legger Ole Jørgen til.

 

Spar tid og penger med elektronisk kjørebok

De som bruker ViaTracks og ABAX er svært fornøyde og gir gode tilbakemeldinger. Både Geir og Ole Jørgen fremhever at det er en forenkling av arbeidsdagen siden brukerne sparer tid på manuell dokumentasjon - og at data går direkte og automatisk inn i Uni Contracting.

 

- Selv de som jobber på kontoret setter veldig pris på dette. De bruker mindre tid på punching og får et mer korrekt fakturaunderlag, forklarer Ole Jørgen.

 

- Hva vil dere si til de som fremdeles ikke har skaffet seg elektronisk kjørebok?

 

- De bør få seg en så raskt som mulig. Det vil de spare både tid og penger på, samtidig som både bedriften og den ansatte slipper å risikere å få skattemyndighetene på nakken, sier Geir.

 

- Det er ingenting å vente på, det er den veien verden går. Mindre papirarbeid gir mer fakturerbar tid på de som arbeider ute i felten, avslutter Ole Jørgen.

 

 

Konklusjonen får være at uansett hvilket system du velger for elektronisk kjørebok, så vinner både arbeidsgivere og arbeidstakere: Bedriften sparer penger, og ansatte sparer tid. For ikke å snakke om at du kommer på godfot med Skatteetaten.

Kommentarer

Uni-nytt

Org.nr: 959415900
Øvre Helland
5729 MODALEN

Tlf. +47 56 59 91 00
salg@unimicro.no
Følg oss: