Meny

Godt samspill ga god likviditet

02.02.2017

Én ting er å holde styr på langt over tusen ansatte. Noe helt annet er å holde styr på langt over tusen barn. Art Musikal & Ballettskole klarer det, og de har full kontroll takket være Uni Booking og Uni Økonomi.

For folk som bor i Oslo og omegn, og spesielt på Røa og områdene rundt, er Art Musikal & Ballettskole et navn som klinger godt. Det er et populært samlingssted for barn og ungdom - og noen voksne. Undertegnede har selv hatt barn der, og hver gang jeg er innom har det slått meg: “Dette må da være det komplette kaos?” Det er det ikke.

 

For takket være Uni Micro har Art en velspillende og strømlinjeformet drift. Der de tidligere tapte penger, kan de i dag takket være automatisering og smarte løsninger tjene penger. De kan være operative, og ikke bruke mer tid på kontor og regnskap enn høyst nødvendig.

 

 

ART.jpg

(Gry og Kristoffer Spone - Gründer og Økonomisjef)

 

Gikk på akkord med økonomisystemet

Det var Gry Spone som for 13 år siden startet Art Musikal & Ballettskole AS, og tre barn senere driver hun det i dag sammen med mannen Kristoffer i et stort lokale i Aslakveien på Røa. Hun er utdannet ved Den norske balletthøyskole og tar seg av det kunstneriske, han er siviløkonom og tar seg av administrasjonen.

 

– Det vil si penger inn og ut, kurslister og kontakt med kundene. Det er mye å holde styr på med omtrent 1200 elever, 16 pedagoger pluss noen som jobber i resepsjonen. Selve organisasjonen er fremdeles bare kona og meg. Gry er en gründertype med bein i nesa som jobber mye og knallhardt hele tiden. Jeg gjør så godt jeg kan for å følge med, ler Kristoffer.

 

Det sier seg selv at med et så høyt antall elever må man ha et vanntett økonomisystem. Det hadde ikke Art. Da de startet opp hadde de blant annet unoter med bookingen.

 

– Da satt vi med Excel-ark på kvelden og natten, og skrev fakturaer for hånd. Det tok ikke langt tid før vi fant ut at vi måtte gjøre noe siden vi begynte å få ganske mange elever. En venn av oss som er regnskapsfører gikk gjennom bilagene våre, og han sa vi måtte ha et regnskapssystem. Da var det naturlig for meg å ta kontakt med Uni Micro siden vi begge kjente til dem.

 

Et økonomisystem som spiller på mange strenger

Gry og Kristoffer kom fort frem til at ønsket en nettside og få satt den opp så fort som mulig, og så bruke påmelding via nettet. Løsningen ble tilleggsmodulen Uni Booking, som i prinsippet er det samme som en nettbutikk. Den eneste forskjellen er at Art selger kurs, istedenfor fysiske produkter, forklarer Kristoffer.

 

– Vi legger ut en timeplan på nettsiden, så krysser man av på ønsket kurs, pedagoger og tider, så trykker man på påmelding, betaler med kort - og så er det registrert.

 

Dette blir da ordrer inn i Uni Faktura - og videre bilag til Uni Regnskap. Og Uni Booking fungerer selvsagt sømløst i Uni Økonomi. Et av målene til Uni Micro er nemlig at du ikke skal behøve å taste noe to ganger.

 

– I forhold til før sparer vi mye tid på purring. Men så satt vi oss ned med gutta i Uni Micro og lagde en betalingsløsning for oss på nettet. 1200 elever er jo mange små kunder, og med dagens kortløsning får vi mer penger inn med en gang og mer orden i systemet. Alt dette har gjort hverdagen min enklere.

 

Det er ikke bare Kristoffer som er glad for nye og raskere rutiner og løsninger.

 

– Regnskapsføreren vår er hos oss en gang i uken, og han er superfornøyd med hvordan det har blitt.

 

Bruker Uni Micro i stor skala

Art leier inn spesialpedagoger som er eksperter innen sin dansestil. Disse fakturerer Art for timer de underviser, og fakturaene blir automatisk behandlet i modulene i Uni-systemet. I tillegg har de noen som er fast ansatt.

 

– Vi har pedagoger, assistenter og resepsjonister som får vanlige lønnsutbetalinger. Da bruker vi selvsagt Uni Lønn, sier Kristoffer.

 

Det betyr at Art har dekket hele næringskjeden av økonomiske programmer med Uni Micro.

 

Fortsetter samspillet

Kristoffer forteller at han setter pris på hjelpen han har fått av Bjørnar, Jan Arve og i tillegg supportgjengen på Uni Micro for å lage noen spesialtilpasninger.

 

– Spesielt når vi har oppstart høst og vår har vi mye bytting av kurs. Før måtte jeg gjøre alt dette manuelt, men nå søker jeg kun opp kunden, bytter kurs - og så er vi ferdig. På denne ene enkle operasjonen bruker jeg kun en tredjedel av tiden jeg gjorde før.

 

I det hele tatt har Uni Micro en veldig bra support.

 

Vi får all den hjelp vi trenger, og vi får den alltid raskt. Få også med at det er veldig enkelt å sende ut nyhetsmail.

 

Videre trekker han frem opplæringsvideoene som ligger på nettet, som er enkelt forklart og til god hjelp hvis det er en funksjon eller flere du ikke har brukt på en stund. I tillegg nevner han noe mange ikke tenker på når de skal velge nytt økonomisystem - men som de kanskje burde gjøre.

 

– En ting vi var bevisste på var at vi kommer jo til å gjøre dette lenge. Da ville vi være sikre på at vi fikk en aktør som kom til å være her i fremtiden. Nå har vi brukt Uni i 10 år, og det kommer vi til å fortsette med. Med mange små kunder er det dessuten avgjørende å ha orden og kontroll i systemene på kundenummer og booking.

 

Kristoffer får også slippe til med litt skryt av Art-elevene:

 

– Vi har lite fravær, så jeg synes ungdommene som går her er flinke og tar dette seriøst - og da må vi være flinke i andre enden!

 

– Så mellom Uni Micro og Art kan vi trygt slå fast at det har oppstått søt musikk?

 

– Vi er veldig fornøyde med Uni Micro, konkluderer Kristoffer.

 

 

ART2.jpg

Kommentarer

Uni-nytt

Org.nr: 959415900
Øvre Helland
5729 MODALEN

Tlf. +47 56 59 91 00
salg@unimicro.no
Følg oss: